Aviso de Privacidad del Portal del Cliente — LexFlow

Tratamiento de datos personales de los clientes finales que consultan el Portal del Cliente de LexFlow

Lo esencial

• Si estás leyendo esto, tu estudio jurídico te dio acceso al Portal del Cliente de LexFlow para que sigas el avance de tu caso.
• Si tu estudio te habilita un resumen de cartera, ves además cifras agregadas de los casos que lleva por ti, sin títulos, números de proceso ni nombres de personas.
• Tu estudio jurídico es el Responsable de tus datos personales: decide qué información se registra y con qué fin. LexFlow es el Encargado: solo aloja y procesa esa información siguiendo las instrucciones de tu estudio.
• Tus derechos (acceso, rectificación, eliminación, oposición, portabilidad) los ejerces ante tu estudio jurídico, que es tu interlocutor directo. LexFlow colabora técnicamente para que tu estudio pueda atenderte.
• Tus datos se alojan en servidores seguros, con cifrado, ubicados en Brasil (base de datos y aplicación), con copias de respaldo en Alemania y proveedores de servicios en Estados Unidos.
• Puedes escribir a dpo@tiertec.lat para consultas técnicas sobre la plataforma, aunque el ejercicio de tus derechos corresponde primero a tu estudio.

Índice

• 1. Por qué recibes este Aviso
• 2. Quién es responsable de tus datos
• 3. Qué datos personales se tratan
• 4. Para qué se tratan tus datos
• 5. Con quién se comparten tus datos
• 6. Transferencias internacionales
• 7. Plazos de conservación
• 8. Decisiones automatizadas y perfiles
• 9. Uso del Asistente de inteligencia artificial respecto de tu caso
• 10. Preguntas frecuentes
• 11. Tus derechos y cómo ejercerlos
• 12. Seguridad de tus datos
• 13. Menores de edad
• 14. Cookies y almacenamiento local
• 15. Cambios a este Aviso
• 16. Idioma
• 17. Vigencia
• 18. Contacto

1. Por qué recibes este Aviso

Recibes este Aviso porque tu estudio jurídico ("el Estudio") te otorgó acceso al Portal del Cliente de la plataforma LexFlow, para que puedas consultar el estado de tu caso. Este documento te informa, conforme al artículo 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), cómo se tratan tus datos personales en ese contexto.

2. Quién es responsable de tus datos

2.1. El Estudio, como Responsable. El Estudio que lleva tu caso es el Responsable del tratamiento de tus datos personales conforme al artículo 4 de la LOPDP: decide qué datos se registran, con qué finalidad y durante cuánto tiempo, dentro del marco de la relación profesional que tiene contigo. Corresponde al Estudio, no al Prestador, responder tus dudas sobre el contenido de tu caso y sobre el tratamiento de tus datos como cliente.

2.2. LexFlow, como Encargado. LexFlow, actúa como Encargado del tratamiento: aloja, procesa y muestra tu información siguiendo las instrucciones del Estudio, conforme al Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales que el Prestador suscribió con el Estudio. El Prestador no decide para qué usa el Estudio tus datos, ni los usa para sus propios fines.

2.3. Contacto del Encargado. Para consultas técnicas sobre la plataforma o sobre este Aviso: dpo@tiertec.lat.

3. Qué datos personales se tratan

Según lo que tu Estudio decida registrar y mostrarte, el Portal puede tratar: datos de tu cuenta de acceso (nombre, correo electrónico o nombre de usuario, y contraseña, que se guarda cifrada de forma irreversible); datos de tu caso (estado, actuaciones, plazos, movimientos del expediente judicial y, si el Estudio lo habilita, información económica de honorarios y horas facturadas); un resumen de cartera, si el Estudio lo habilita para ti (cifras agregadas de los casos que lleva por ti: cuántos son, cuántos están en seguimiento o terminados, el capital impago y en qué etapa están, sin títulos, números de proceso ni nombres de personas); datos técnicos de tu sesión (fecha y hora de ingreso, dirección IP, tipo de dispositivo, con fines de seguridad); la constancia de tu aceptación de las condiciones del Portal y de este Aviso (fecha, versión aceptada, dirección IP y navegador); y, cuando el Estudio lo incorpore a tu expediente y decida mostrarlo, categorías especiales de datos personales relacionadas con tu caso (por ejemplo, datos de salud en un proceso laboral, o datos judiciales), todos los datos que existen fuera del modelo base en la herramienta LexFlow fueron registrados por el Estudio Jurídico o incorporados por instrucción suya desde la Función Judicial, y las autorizaciones para el tratamiento de tus datos personales se manejan de forma directa con ellos.

4. Para qué se tratan tus datos

El Prestador no utiliza tus datos personales para fines propios, no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial y no los vende ni cede a terceros con fines comerciales.

5. Con quién se comparten tus datos

5.1. Subencargados tecnológicos. El Prestador utiliza proveedores tecnológicos (alojamiento, base de datos, envío de correos y notificaciones, diagnóstico de errores) para operar la plataforma, listados en el Anexo II del Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales suscrito con el Estudio. Estos proveedores solo procesan tus datos por instrucción del Prestador y bajo garantías contractuales de confidencialidad y seguridad.

5.2. El Estudio y su personal. Los abogados y pasantes autorizados del Estudio que llevan tu caso tienen acceso a tu información dentro de la plataforma, para gestionar tu expediente. El administrador del Estudio gestiona además tu acceso al Portal: puede crearlo, cambiar tu nombre de usuario, asignarte una contraseña temporal o revocarlo, y ver con su propia cuenta, solo para leer, lo que tu Portal muestra.

5.3. Autoridades. Podremos comunicar información a autoridades competentes cuando exista una solicitud u orden amparada en la ley, remitiendo la solicitud al Estudio cuando corresponda, conforme a la Sección IX del Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales.

5.4. Sin venta de datos. El Prestador no vende, alquila ni cede tus datos personales a terceros para fines comerciales propios de estos.

6. Transferencias internacionales

Los proveedores tecnológicos que el Prestador utiliza para operar el Portal tienen su infraestructura en Brasil (São Paulo), donde se alojan la base de datos y la aplicación; en la Unión Europea (Alemania y Lituania), donde están el servidor del Prestador y el proveedor de salida de red hacia la Función Judicial; y en los Estados Unidos de América, donde operan la red de entrega de la aplicación y los proveedores de correo, notificaciones e inteligencia artificial. Estas transferencias se realizan bajo las garantías descritas en la Sección VIII del Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales suscrito entre el Prestador y tu Estudio, incluidas medidas de cifrado en tránsito y en reposo, y conforme al marco de los artículos 55 a 60 de la LOPDP y a la normativa de la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) sobre transferencias internacionales.

7. Plazos de conservación

8. Decisiones automatizadas y perfiles

El Portal no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti ni elabora perfiles de comportamiento a partir de tu uso de la plataforma. La información que ves es la que tu Estudio ha registrado manualmente o mediante las herramientas de gestión de LexFlow; no se genera ninguna valoración automática sobre ti, tu caso o tu perfil como cliente. Si tu Estudio te habilita un resumen de cartera, la etapa que ahí aparece se ubica de forma automática a partir de los movimientos del expediente judicial, con apoyo de inteligencia artificial si tu Estudio lo activó, y tu Estudio puede corregirla; es una referencia del avance del proceso, no una valoración, y no produce efectos jurídicos sobre ti.

9. Uso del Asistente de inteligencia artificial respecto de tu caso

Es posible que tu Estudio utilice el Asistente de inteligencia artificial de LexFlow para apoyarse en la gestión de tu caso (por ejemplo, para resumir las actuaciones de tu proceso, leer una providencia e identificar sus plazos, o ubicar la etapa del proceso). Ese uso es decisión y responsabilidad de tu Estudio, que actúa como Responsable de tus datos, y se sujeta a las reglas de la Sección IV del Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales. El resultado de ese apoyo puede o no mostrarse en el Portal, según lo que tu Estudio decida.

Toda información ingresada por tu Estudio Jurídico en la herramienta de IA es de plena responsabilidad de quien la ingresa y comparte los datos, es quien tiene la obligación de distinguir entre datos sensibles o de libre acceso, y puede o no hacer consultas completas con datos que son tratados según el Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales.

10. Preguntas frecuentes

¿LexFlow puede darme información sobre mi caso directamente? No. LexFlow es solo el proveedor tecnológico; el fondo de tu caso y la información que ves en el Portal son responsabilidad de tu Estudio.

¿Qué pasa con mis datos si cambio de abogado o de estudio? Tu nuevo Estudio, si también usa LexFlow, gestionará tu acceso de forma independiente. El Estudio anterior conserva o elimina tus datos conforme a sus propias obligaciones profesionales y a los plazos de este Aviso.

¿Puedo pedir que se elimine mi cuenta del Portal aunque mi caso siga activo? Puedes solicitarlo a tu Estudio; ten en cuenta que ello puede limitar tu posibilidad de dar seguimiento en línea a tu caso, sin afectar la gestión que tu Estudio continúa realizando.

¿LexFlow usa mis datos para entrenar inteligencia artificial? No. Ver la sección 4 de este Aviso.

11. Tus derechos y cómo ejercerlos

11.1. Derechos reconocidos. Como titular de datos personales, tienes derecho a información, acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, portabilidad, suspensión del tratamiento y a no ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos, conforme a la LOPDP. Estos derechos son irrenunciables.

11.2. A quién dirigirte primero. Como tu Estudio es el Responsable de tus datos, debes dirigir tu solicitud primero a tu Estudio, que es quien puede resolverla sobre el fondo (por ejemplo, corregir un dato de tu expediente o decidir qué información mostrarte).

11.3. Apoyo técnico de LexFlow. Si no logras contactar a tu Estudio, o tu solicitud se refiere específicamente al funcionamiento técnico del Portal (por ejemplo, un problema de acceso), puedes escribir a dpo@tiertec.lat. El Prestador remitirá tu solicitud al Estudio cuando corresponda al fondo de tu caso, dentro de dos (2) días hábiles, conforme a la Sección IX del Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales.

11.4. Plazos. Las solicitudes de acceso, rectificación, eliminación y oposición se atienden dentro de quince (15) días, y las demás dentro de diez (10) días, conforme a la LOPDP.

11.5. Reclamo ante la autoridad. Si consideras que tu solicitud no fue atendida correctamente, puedes presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (https://spdp.gob.ec).

12. Seguridad de tus datos

El Prestador aplica medidas de seguridad técnicas y organizativas descritas en el Anexo I del Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales: cifrado en tránsito (TLS 1.2 o superior) y en reposo (AES-256), aislamiento de la información entre distintos Estudios, un límite de intentos de acceso y monitoreo de errores configurado para no enviar datos personales. Ningún sistema es completamente invulnerable; te recomendamos usar una contraseña robusta y no compartirla.

13. Menores de edad

Si eres el representante legal de una niña, niño o adolescente cuyo caso se gestiona en LexFlow, el acceso al Portal se otorga a ti como representante, no directamente al menor de edad. El Estudio es responsable de verificar tu representación antes de habilitar el acceso.

14. Cookies y almacenamiento local

El Portal utiliza únicamente cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios para mantener tu sesión iniciada y recordar tus preferencias básicas de interfaz. No se utilizan cookies de analítica de terceros ni cookies publicitarias.

15. Cambios a este Aviso

Este Aviso puede actualizarse para reflejar cambios legales o técnicos. Los cambios materiales se comunicarán mediante un aviso visible al ingresar al Portal. La versión vigente se publica en https://app.tiertec.lat/privacidad-portal.

16. Idioma

Este Aviso se presenta en español. Cualquier traducción que llegue a ofrecerse tiene fines meramente informativos y, en caso de discrepancia, prevalece la versión en español, conforme a la cláusula 22.3 de los Términos y Condiciones de Uso del Servicio LexFlow.

17. Vigencia

Este Aviso rige mientras tengas acceso al Portal del Cliente y durante los plazos de conservación posteriores descritos en la sección 7.

18. Contacto

Para consultas sobre tu caso: contacta directamente a tu Estudio jurídico. Para consultas técnicas sobre la plataforma o sobre este Aviso: dpo@tiertec.lat. Autoridad de control:

Superintendencia de Protección de Datos Personales, https://spdp.gob.ec.

Quito, 30 de octubre de 2026.

Registro de cambios

• 1.1 (30-X-2026). Correcciones de hecho del Prestador, pendientes de validación del abogado colegiado: resumen de cartera, etapa ubicada de forma automática, gestión del acceso y vista previa por el administrador del Estudio, movimientos del expediente y horas facturadas, y conservación de la constancia de aceptación.
• 1.0 (2-X-2026). Texto del abogado colegiado (borrador del 23-IX-2026) con las correcciones del Prestador: ubicación de los datos (Brasil, Unión Europea y EE. UU.), datos de la cuenta de acceso, origen de los datos (incluida la Función Judicial), rol de pasante, conservación de la IP, ejemplos de uso de la IA, medidas de seguridad, dirección de publicación e índice. Las observaciones están en legal/OBSERVACIONES-DOCS-v1.0-2026-10-02.md.
• 0.1. Borrador inicial del Prestador.